ONLYOFFICE sigue afinando su propuesta como suite ofimática online para empresas, educación y entornos colaborativos. La nueva versión ONLYOFFICE Docs 9.2 llega con un mensaje claro: menos trabajo manual, más automatización y mejor apoyo de la inteligencia artificial en el día a día.
La actualización incorpora revisión ortográfica y gramatical basada en IA, atajos de teclado personalizables, grabación de macros para automatizar tareas repetitivas, mejoras en la redacción de PDF y herramientas más completas para la creación de formularios.
IA para escribir mejor sin perder tiempo
La novedad estrella es la corrección de ortografía y gramática con IA integrada en el propio editor, a través del plugin de inteligencia artificial de ONLYOFFICE. El enfoque es práctico: ayudar a “limpiar” textos rápidos, borradores de reuniones o documentos en bruto sin tener que revisarlos línea a línea.
El funcionamiento es sencillo:
- El usuario abre la pestaña IA en la parte superior del editor.
- Selecciona “Gramática y ortografía”.
- Decide si quiere revisar todo el documento o solo una parte seleccionada.
- También puede activar la revisión desde el menú contextual con el botón derecho.
La IA analiza el texto y propone correcciones, que el usuario puede aceptar o rechazar de forma individual. En muchos casos, incluso muestra una breve explicación del cambio sugerido, algo útil para equipos que comparten documentos y quieren mantener un estilo homogéneo.
El objetivo no es solo evitar faltas, sino elevar la calidad general de los documentos, algo clave en informes, propuestas comerciales, contratos o comunicaciones internas.
Atajos de teclado a medida: productividad para usuarios avanzados
ONLYOFFICE Docs 9.2 también pone el foco en quienes viven con una mano en el teclado y otra en el ratón. La nueva versión permite personalizar los atajos de teclado, de modo que cada persona puede adaptar la suite a su forma de trabajar.
La configuración está disponible en:
Archivo ? Configuración avanzada
Desde ahí, se pueden cambiar combinaciones para funciones frecuentes, replicar atajos de otras suites ofimáticas o crear un esquema propio optimizado para tareas intensivas de edición. Esto facilita la adopción en equipos acostumbrados a otras herramientas y mejora la curva de aprendizaje.
Macros grabables: automatización sin saber programar
Otra de las novedades importantes es la posibilidad de grabar acciones como macros. Hasta ahora, la automatización en ofimática solía estar ligada a usuarios con conocimientos técnicos. ONLYOFFICE busca rebajar esa barrera: basta con “grabar lo que haces” y reutilizarlo.
El proceso se inicia desde:
Vista ? Grabar macro
El usuario ejecuta una serie de acciones —por ejemplo, dar formato a tablas, aplicar estilos de título, insertar bloques estándar de texto— y las guarda como una macro. Después, puede lanzarla en otros documentos para repetir exactamente la misma secuencia.
Para departamentos que trabajan con plantillas, contratos tipo o documentación estandarizada, esta función puede suponer un ahorro de tiempo significativo y una mayor coherencia en el resultado.
Redacción de PDF más flexible: cuándo y cómo ocultar información
En el terreno de la seguridad documental, ONLYOFFICE Docs 9.2 mejora las opciones de redacción en archivos PDF, una herramienta clave cuando se comparten documentos con datos sensibles.
La nueva versión permite personalizar el color de las áreas redactadas, lo que facilita:
- Diferenciar visualmente documentos internos y externos.
- Ajustar el aspecto a la imagen corporativa.
- Controlar mejor qué partes han sido ocultadas antes de enviar el archivo.
La función se gestiona desde el editor de PDF, en la pestaña Redactar, y refuerza el papel de ONLYOFFICE como solución para trabajar con documentación sensible en entornos legales, financieros o de recursos humanos.
Formularios más claros y fáciles de rellenar
La creación de formularios también recibe atención en esta versión. ONLYOFFICE Docs 9.2 introduce mejoras pensadas para que los formularios sean más comprensibles para el usuario final y más útiles para quienes procesan los datos.
Entre las mejoras destacan:
- Etiquetas descriptivas para casillas de verificación y botones de opción, lo que ayuda a entender qué está marcando cada persona.
- Posibilidad de asignar funciones o roles a los campos, facilitando que el formulario se adapte a distintos tipos de usuarios o a flujos de trabajo concretos.
Estas mejoras son especialmente interesantes para encuestas, procesos internos, solicitudes de soporte o formularios que se rellenan de forma recurrente en empresas y organizaciones.
Un ecosistema que mira a la nube… y al autohospedado
ONLYOFFICE Docs 9.2 ya se puede probar en los servicios en la nube de ONLYOFFICE, como DocSpace, y la compañía ha confirmado que la versión para soluciones autohospedadas llegará también, permitiendo a empresas y administraciones desplegarla en su propia infraestructura.
En un escenario donde cada vez más organizaciones combinan colaboración online, requisitos de seguridad y soberanía de datos, ONLYOFFICE busca posicionarse como una suite:
- Flexible, al funcionar tanto en la nube como en servidores propios.
- Compatible, gracias a su soporte para varios formatos de documentos.
- Y ahora, más inteligente, de la mano de la IA aplicada a tareas muy concretas.
La versión 9.2 no reinventa la suite, pero sí la hace más madura y competitiva, refinando aspectos clave del día a día: escribir mejor, ahorrar tiempo y cuidar la gestión de información sensible.
Preguntas frecuentes sobre ONLYOFFICE Docs 9.2
1. ¿Es obligatorio usar el plugin de IA para aprovechar las nuevas funciones de corrección?
Sí, la corrección de ortografía y gramática basada en IA depende del plugin de IA de ONLYOFFICE. Si no está configurado, la función no aparecerá o no estará disponible. El resto de novedades (atajos, macros, formularios, redacción de PDF) funcionan independientemente de ese plugin.
2. ¿Puedo seguir usando ONLYOFFICE sin las funciones de IA si mi organización no lo permite por política interna?
Por supuesto. La suite mantiene todas sus capacidades de edición, colaboración y trabajo con documentos aunque no se active el plugin de IA. La versión 9.2 añade funciones de inteligencia artificial como opción adicional, no como requisito obligatorio.
3. ¿Qué ventaja real aportan las macros para un usuario no técnico?
Las macros grabables permiten simplificar procesos repetitivos sin escribir código. Un usuario puede grabar una secuencia de acciones que realiza todos los días (dar formato, aplicar estilos, insertar cierto contenido) y reutilizarla con un solo clic, reduciendo errores y tiempo de trabajo.
4. ¿Cuándo estará disponible ONLYOFFICE Docs 9.2 en instalaciones autohospedadas?
La compañía ha adelantado que la versión 9.2 llegará pronto a las soluciones autohospedadas. Los administradores de sistemas deberán estar atentos a las notas de lanzamiento oficiales para planificar la actualización en sus servidores.
