Microsoft ha presentado una nueva tanda de funciones para OneDrive y SharePoint que confirma un cambio de enfoque dentro de Microsoft 365: los archivos dejan de ser simples documentos almacenados en la nube y pasan a formar parte de una capa inteligente sobre la que Copilot puede buscar, resumir, comparar, generar contenidos y ayudar a los equipos a trabajar con más contexto.
El anuncio encaja con la estrategia más amplia de Microsoft para llevar la inteligencia artificial al puesto de trabajo. OneDrive ya no quiere ser solo el lugar donde se guardan carpetas, PDFs, imágenes, presentaciones o grabaciones de reuniones. La compañía lo está transformando en una superficie de trabajo conectada con SharePoint, Windows, File Explorer, Copilot y las políticas de seguridad corporativas. El objetivo es reducir el tiempo que los usuarios pierden buscando información, revisando versiones o copiando datos de un documento a otro.
Las novedades llegan en varios frentes: IA agéntica para bibliotecas de documentos en SharePoint, nuevas acciones de Copilot en OneDrive, soporte para Markdown, revisión de PDFs, OCR en móvil, búsqueda semántica en Windows, mejoras de sincronización, controles de permisos y nuevas opciones de archivo para reducir costes en SharePoint.
Copilot entra más a fondo en los archivos
La parte más relevante del anuncio está en la incorporación de capacidades de IA sobre documentos almacenados en OneDrive y SharePoint. Microsoft ya había introducido el botón AI Actions en bibliotecas de documentos, y ahora amplía ese enfoque con funciones pensadas para trabajar con contexto compartido, crear habilidades reutilizables y generar documentos, presentaciones, hojas de cálculo u otros resultados estructurados a partir de archivos guardados en SharePoint.
Para el usuario final, la idea es que Copilot pueda intervenir directamente sobre el contenido cotidiano. Desde OneDrive, el icono de Copilot permite resumir documentos, presentaciones, PDFs e imágenes; hacer preguntas sobre archivos; comparar versiones para detectar cambios; recapitular grabaciones de reuniones; y extraer detalles relevantes de imágenes de pizarras. No se trata solo de “preguntar a la IA”, sino de aplicar IA al lugar donde ya está el trabajo.
La revisión de PDFs con Copilot en OneDrive y SharePoint para web ya está disponible de forma general. El usuario puede seleccionar texto, hacer clic derecho y lanzar acciones de IA desde el menú contextual, o escribir una instrucción propia si necesita una respuesta concreta. Es una función sencilla, pero útil en entornos donde los PDFs siguen siendo el formato dominante para contratos, informes, facturas, propuestas, manuales o documentación técnica.
Microsoft también ha incorporado OCR en las apps móviles de OneDrive para Android e iOS. Esto permite reconocer texto dentro de PDFs e imágenes para reutilizar información y hacerla más fácil de localizar. En la práctica, una foto de una pizarra, un documento escaneado o un archivo recibido en movilidad deja de ser una imagen muda y pasa a ser contenido consultable.
Markdown, búsqueda semántica y trabajo sin conexión
Otra novedad importante es el soporte para archivos Markdown en OneDrive y SharePoint, que está llegando a disponibilidad general. Los usuarios pueden crear, ver y editar archivos .md desde el navegador, junto al resto de documentos de Microsoft 365. Puede parecer una función menor, pero no lo es para equipos técnicos, documentación interna, proyectos de desarrollo, agentes de IA o flujos donde Markdown se usa como formato ligero y fácil de versionar.
La búsqueda también gana peso. En iPad, OneDrive añade búsqueda sin conexión para localizar por nombre archivos marcados como disponibles offline. Es una mejora práctica para quienes trabajan en viajes, reuniones o entornos con conectividad irregular. No resuelve la búsqueda de contenido dentro de documentos sin conexión, pero evita navegar manualmente por carpetas descargadas.
En Windows, la búsqueda semántica en File Explorer para Copilot+ PCs permite encontrar archivos describiendo lo que se busca, aunque el usuario no recuerde el nombre exacto. OneDrive combina resultados semánticos en fotos y coincidencias léxicas en documentos, tanto locales como en la nube. Esta función está llegando a Windows Insiders en equipos Copilot+ con licencias de Microsoft 365 Copilot, por lo que aún no debe entenderse como una capacidad universal para todos los usuarios de Windows.
También aparece Ask Copilot en File Explorer, disponible en vista previa pública para Windows Insiders. Al pasar sobre archivos recientes de OneDrive en la pantalla de inicio del explorador, el usuario puede pedir a Copilot que resuma contenido, extraiga datos clave o ayude a redactar un correo relacionado. Aquí Microsoft intenta borrar otra frontera: la IA no vive solo en una aplicación web, sino dentro del sistema operativo y el explorador de archivos.
Más control para administradores y grandes organizaciones
Las novedades no se limitan a funciones visibles para empleados. Microsoft ha reforzado varias áreas de administración y gobierno, que suelen ser las que deciden si una innovación se adopta de verdad en empresas grandes.
Hero Links, previsto para este verano, busca simplificar la experiencia de compartir archivos con un único enlace que controla el acceso y permite entender mejor quién puede ver, editar o volver a compartir un contenido. La mejora apunta a un problema clásico de OneDrive y SharePoint: la colaboración crece rápido, pero los permisos pueden volverse difíciles de auditar si cada archivo acumula enlaces, excepciones y accesos heredados.
También llegan mejoras en la transferencia de propiedad de archivos cuando una persona deja la organización. Los responsables podrán filtrar por estado de compartición, mover contenido conservando permisos existentes y actuar desde un aviso por correo actualizado. Es una función menos vistosa que Copilot, pero importante para continuidad operativa, cumplimiento y reducción de riesgos cuando hay rotación de empleados.
OneDrive Sync, por su parte, entra en vista previa pública con soporte para sincronizar hasta 1 millón de elementos en Windows. La mejora está pensada para equipos con grandes bibliotecas documentales, aunque requiere el anillo OneDrive Insiders y unas condiciones de hardware concretas: Windows 11 o Windows Server 2022 o superior, 16 GB de RAM como mínimo, 32 GB recomendados, SSD y procesador Intel i5, Ryzen 5 o Snapdragon X Plus o superior. Los dispositivos que no cumplan estos requisitos mantienen el límite actual de 300.000 elementos.
En macOS, Microsoft ha renovado la experiencia de sincronización con un centro de actividad rediseñado y diálogos más próximos al lenguaje visual del sistema. En iOS, el nuevo visor de archivos permite abrir Word, Excel y PowerPoint dentro de la app de OneDrive sin descargas, manteniendo las políticas de seguridad y cumplimiento de Microsoft 365.
Para administradores, también destaca una política de grupo que permite definir un nombre personalizado y más corto para la carpeta local de OneDrive. La finalidad es reducir problemas de longitud máxima de ruta en Windows, un dolor bastante habitual en organizaciones con estructuras de carpetas profundas. Además, Microsoft incorpora una política para caducar enlaces del tipo “Personas de tu organización”, con plazos como 30 días, 90 días o periodos personalizados.
SharePoint suma archivo a nivel de fichero dentro de Microsoft 365 Archive, ahora en vista previa pública. Esto permite mover archivos inactivos de sitios activos a almacenamiento de menor coste sin alterar todo el sitio. Para empresas con años de documentación acumulada, la función puede ayudar a controlar costes y ordenar ciclos de vida del dato sin romper entornos de colaboración.
La dirección es clara: Microsoft quiere que OneDrive sea menos una carpeta sincronizada y más una capa de trabajo inteligente. El reto estará en que esa inteligencia no complique más la administración. Las empresas quieren encontrar documentos, resumirlos y generar entregables más rápido, pero también necesitan permisos claros, auditoría, retención, cumplimiento y costes previsibles.
OneDrive está entrando en una fase en la que el archivo deja de ser el final del trabajo para convertirse en materia prima de agentes, búsquedas semánticas y automatizaciones. Eso puede ahorrar tiempo, pero también obliga a las organizaciones a revisar cómo clasifican información, quién puede acceder a ella y qué ocurre cuando la IA empieza a leer, comparar y reutilizar documentos que antes solo estaban almacenados.
Preguntas frecuentes
¿Qué novedades de IA llegan a OneDrive?
Copilot puede resumir documentos, PDFs, presentaciones e imágenes, responder preguntas sobre archivos, comparar versiones, revisar PDFs, extraer información de pizarras y trabajar con contenido almacenado en OneDrive y SharePoint.
¿OneDrive ya permite editar archivos Markdown?
Sí. Microsoft está llevando a disponibilidad general el soporte para crear, ver y editar archivos .md en OneDrive y SharePoint desde el navegador.
¿Qué cambia en la sincronización de OneDrive para Windows?
OneDrive Sync entra en vista previa pública con soporte para hasta 1 millón de elementos en Windows, aunque requiere OneDrive Insiders y equipos con hardware recomendado. Los dispositivos no compatibles mantienen el límite de 300.000 elementos.
¿Qué controles nuevos tendrán los administradores?
Microsoft añade mejoras en enlaces compartidos, transferencia de propiedad, caducidad de enlaces internos, archivo de ficheros en SharePoint y una política para acortar el nombre de la carpeta local de OneDrive y reducir problemas de rutas largas.
